「事務職に転職するには、Excelをどこまで使えないといけない？」
「WordやExcelの高度なスキルがないと、未経験から事務職になるのは難しい？」
未経験から事務職を目指している方の中には、パソコンスキルについて不安を感じている方もいると思います。
私自身、未経験から正社員の経理事務を目指して転職活動を行い、約20社に応募しました。
そのうち5社の面接を経験しましたが、4社でExcelやWordなどのパソコンスキルについて質問されました。実際に聞かれたのは、Excelで簡単な関数を使えるか、Wordで表やグラフを挿入できるかといった内容です。
また、選考の中でタイピングテストを受けたこともあります。
一方で、最終的に私が配属されることになった営業事務では、ExcelやWordについて「基本的な入力作業ができれば問題ない」という説明を受けました。
そのため、実際に転職活動をする前に持っていた「事務職はExcelをかなり使いこなせないと難しいのではないか」というイメージは少し変わりました。
ただし、私は事務職そのものは未経験ですが、前職ではプログラマーとしてほぼ毎日パソコンを使っていました。
ExcelではSUM・AVERAGE・IFなどの関数や表作成、並べ替え、フィルター、ピボットテーブルを使用した経験があります。
Wordでは議事録や現地調整のレポートを作成し、Outlookを使ったメール対応も経験していました。
そのため、まったくパソコンを使ったことがない状態から事務職へ転職した体験談ではありません。
それでも、正社員経理の面接や営業事務への配属を経験したことで、「未経験の事務職では実際にどの程度のパソコンスキルを確認されるのか」が少し見えてきました。
この記事では、事務職未経験だった私が実際の面接で聞かれたExcel・Wordのスキルやタイピングテスト、営業事務への配属時に求められたパソコンスキルについて紹介します。
結論：高度なPCスキルより基本操作ができることが重要だと感じた
結論から言うと、私が実際に事務職の選考を受けた限りでは、必ずしも高度なパソコンスキルが必要という印象は受けませんでした。
正社員の経理事務では5社の面接を受け、そのうち4社でExcelやWordなどのパソコンスキルについて質問されました。
実際に確認されたのは、Excelの簡単な関数や、Wordで表・グラフを挿入できるかといった内容です。
また、選考の中でタイピングテストを受けたこともありました。私自身のパソコンスキルをまとめると、次のようなレベルです。
・Excel：SUM・AVERAGE・IFなどの簡単な関数を使用した経験あり
・Excel：表作成、並べ替え、フィルター、ピボットテーブルを使用した経験あり
・Word：議事録やレポートの作成経験あり
・メール：Outlookの使用経験あり
・タイピング：特別速いわけではないが、両手で入力できる
・新しいシステム：覚えることへの抵抗感はあまりない
一方、マクロやVBAを使った経験はありません。
PowerPointについても、仕事で使用した経験はありませんでした。
それでもパソコンスキルそのものについて、面接で大きな問題があるという反応をされたことはありませんでした。
さらに、最終的に配属が決まった営業事務では、Excel・Wordについて基本的な入力作業ができれば問題ないという説明を受けています。
そのため私自身は、転職活動を始める前に考えていたよりも「事務職＝Excelを高度に使いこなせなければならない」というわけではないのだと感じ、少し安心しました。
ただし、すべての事務職で同じレベルが求められるわけではありません。
求人によっては高度なExcelスキルや特定のシステムの使用経験が必要になることもあると思います。
あくまで私が実際に受けた正社員経理の選考と、配属が決まった営業事務で感じたことです。
経理事務5社中4社でPCスキルについて聞かれた
私が正社員の経理事務で面接を受けた5社のうち、4社でパソコンスキルについて質問されました。
そのため、事務職未経験であっても、ExcelやWordをどの程度使えるのかは確認されやすいポイントなのだと感じました。
実際の面接では、単に「パソコンは使えますか？」と聞かれるだけではありませんでした。
Excelについては、簡単な関数を使えるかどうかを聞かれたことがあります。
私の場合は、これまでの仕事でSUM・AVERAGE・IFなどを使用した経験があったため、そのことを伝えました。
また、表の作成や並べ替え、フィルター、ピボットテーブルなども使ったことがあります。
一方で、マクロやVBAを使用した経験はありません。
Wordについても、表やグラフの挿入ができるかといった具体的な質問を受けました。
私は前職で議事録や現地調整のレポートを作成していたため、Wordを仕事で使用した経験について説明しました。
面接を受けて感じたのは、「Excel・Wordが使えます」と答えるだけではなく、「仕事で何に使っていたのか」を説明できるようにしておくことが大切だということです。
私の場合はプログラマーとしてほぼ毎日パソコンを使っていたため、PC操作そのものについては問題ないと認識してもらえたように感じました。
ただし、私は事務職未経験だったため、事務職としてExcelやWordを使用していた経験があるわけではありません。
それでも、これまでの仕事でどのような操作を経験したのかを伝えることで、自分のパソコンスキルを説明することはできました。
5社中4社で確認された経験から、未経験から事務職を目指す場合は、自分がExcel・Wordで「何ができるのか」だけでなく、「これまで実際に何に使ったのか」も整理しておくと面接で答えやすいと思います。
PCスキル以外にも、実際の経理事務5社の面接で聞かれた質問については、「事務職未経験の面接では何を聞かれる？経理事務5社で実際に聞かれた質問」で詳しくまとめています。
Excelはどこまで使えればいい？実際に聞かれた機能
事務職を目指すにあたって、私が特に気になっていたのが「Excelをどこまで使えればいいのか」という点です。
実際の経理事務の面接では、Excelについて「簡単な関数を使えますか？」と具体的に確認されたことがありました。
私の場合、これまでに使ったことがある主なExcelの機能は次のとおりです。
・SUM
・AVERAGE
・IF
・表の作成
・並べ替え
・フィルター
・ピボットテーブル
SUMやAVERAGE、IFについては、仕事で使用した経験があります。
また、表の作成や並べ替え、フィルター、ピボットテーブルについても一通り使用したことがあります。
一方で、マクロやVBAについては使用した経験がありません。転職活動を始める前は、「事務職ならExcelの高度な機能まで使えないといけないのではないか」と考えることもありました。
しかし、私が実際に受けた面接では、マクロやVBAが使えないことを理由に、パソコンスキルが不足しているという反応をされたことはありませんでした。
むしろ、簡単な関数を使えるか、これまで仕事でExcelをどの程度使用していたのかといった基本的な部分を確認されることが多かった印象です。
もちろん、必要なExcelスキルは企業や仕事内容によって異なると思います。
求人によってはVLOOKUPやXLOOKUP、ピボットテーブル、マクロなど、より高度なスキルを求められる可能性もあります。
そのため、「SUMやIFが使えれば、どの事務職でも問題ない」という意味ではありません。
ただ、私が実際に未経験から経理事務の面接を受けた経験では、Excelのすべての機能を使いこなせることよりも、「どの機能を使ったことがあるのか」「仕事でどのように使っていたのか」を説明できることの方が重要だと感じました。
これから未経験で事務職を目指す方でExcelに不安がある場合は、まず入力や表作成に慣れたうえで、SUM・AVERAGEなどの基本的な関数から練習してみるとよいと思います。
Wordは表やグラフの挿入について聞かれた
Excelだけでなく、Wordのスキルについても面接で質問されました。
私が実際に聞かれたのは、「Wordで表やグラフを挿入できますか？」といった具体的な内容です。
私は前職のプログラマー時代にもWordを使用しており、議事録や現地調整を行った際のレポートなどを作成していました。
そのため、Wordで文字を入力した経験があるだけではなく、仕事で文書を作成していたことも面接で伝えました。
実際に質問されて感じたのは、Wordについても「使えます」と答えるだけではなく、どのような文書を作ったことがあるのか説明できるようにしておくと答えやすいということです。
一方で、私が受けた面接では、Wordの非常に高度な機能について細かく確認されることはありませんでした。
また、Wordを使った実技試験を受けたこともありません。
私の場合は、議事録やレポートを作成した経験や、表・グラフの挿入といった基本的な操作について説明することができました。
事務職では会社によってWordを使用する頻度や求められるスキルも異なると思います。
そのため、すべての事務職で同じレベルのWordスキルが求められるとは限りません。
ただ、未経験から事務職を目指すのであれば、文字入力だけでなく、簡単な文書作成や表の挿入など、基本的な操作には一度触れておくとよいと思います。
私自身の転職活動では、Excelと同様に「高度な機能をどれだけ知っているか」だけではなく、「これまで仕事で実際にWordをどのように使ったのか」を説明することも大切だと感じました。
実際の選考でタイピングテストも受けた
ExcelやWordについて質問されるだけでなく、実際の選考でタイピングテストを受けたこともありました。
一方で、私が受けた選考ではExcelやWordを実際に操作する実技試験はありませんでした。
私はプログラマーとしてほぼ毎日パソコンを使っていたため、キーボードで文字を入力すること自体には慣れています。
ただし、タイピングが特別速いというわけではありません。
いわゆるタイピング上級者のようなスピードではありませんが、キーボードを両手で使って入力することはできます。
実際に事務職の選考を経験して、ExcelやWordの機能だけでなく、文字を入力する基本的な操作も事務職では重要なのだと感じました。
営業事務の配属先では、受発注に関するシステムへの入力作業を行う予定です。
また、電話対応をしながらパソコンへ情報を入力するような場面もあると考えています。
そのため、事務職では単純にタイピングが速いことだけではなく、電話やメールなど別の業務をしながら、必要な情報を正確に入力する力も必要になってくるのではないかと思います。
私自身、これから事務職を目指す人がパソコン操作について何か一つ練習するのであれば、まずはキーボードを両手で使って文字を入力することに慣れておくとよいと思います。
もちろん、必要なタイピング速度や正確性は会社や仕事内容によって異なります。
ただ、私のように未経験から事務職を目指す場合でも、Excelの高度な機能だけを勉強するのではなく、日常的な文字入力にも慣れておくことは実際の仕事で役立つと感じています。
営業事務ではExcel・Wordの基本的な入力ができれば問題ないと言われた
正社員の経理事務の面接では5社中4社でパソコンスキルについて質問されましたが、最終的に配属が決まった営業事務では、ExcelやWordについて高度なスキルを求められている印象はありませんでした。
配属前の説明では、ExcelやWordは基本的な入力作業ができれば問題ないという話を聞いています。
そのため、マクロやVBAなどの高度な機能を使えない私でも、パソコンスキルについて大きな問題はないようでした。
一方で、実際の営業事務ではExcelやWordだけを使うわけではありません。
私の配属先では、受発注業務に関する2つのシステムを使用する予定です。
私が配属される営業事務の仕事内容や、配属前に説明された必要なスキルについては、「営業事務は未経験でもできる？仕事内容や必要なスキルを配属が決まった私が解説」で詳しく紹介しています。
具体的な操作方法についてはまだ働き始めていないため分かりませんが、システムへの入力作業が業務の一つになると聞いています。
また、電話やメール対応もあり、電話対応をしながらパソコンへ情報を入力するような場面もあると思います。
そのため、私自身はExcelの高度な機能をたくさん覚えることだけでなく、新しいシステムの操作方法を覚えたり、複数の業務を並行して進めたりする力も営業事務では重要なのではないかと考えています。
実際に配属先との職場見学でも、マルチタスクが苦手ではないかという趣旨の質問を受けました。
私は前職でプログラマーとしてパソコンをほぼ毎日使用していたため、新しいシステムを覚えることにはそれほど抵抗がありません。
この経験は、営業事務でも活かせるのではないかと思っています。
未経験から事務職を目指す場合、「Excelの高度な関数を覚えなければ」と考えてしまうかもしれません。
しかし、少なくとも私が配属される営業事務では、Excel・Wordの基本的な入力ができることに加えて、新しい業務システムを覚えることや、正確に情報を入力することも重要になりそうだと感じています。
※私はまだ営業事務として勤務を開始していないため、この部分は配属前に受けた説明や職場見学をもとに書いています。実際に勤務を始めた後、必要なPCスキルについて分かったことがあれば追記する予定です。
MOSなどの資格は必要？私は持っていなくても配属が決まった
事務職への転職を考えている方の中には、「MOSなどのパソコン資格を取得してから応募した方がいいのでは？」と考えている方もいると思います。
私はMOSを取得していません。
それでも正社員の経理事務5社の面接まで進むことができ、最終的には無期雇用派遣で未経験から営業事務への配属が決まりました。
また、私が受けた経理事務の面接では、MOSを持っているかどうかを聞かれたこともありませんでした。
一方で、ExcelやWordをどの程度使えるのかについては5社中4社で質問されています。
そのため、私が実際に転職活動をした印象では、資格の有無だけではなく、「ExcelやWordで何ができるのか」「これまで仕事でどのように使ってきたのか」といった実際のスキルや経験も確認されているように感じました。
私はMOSを持っていませんが日商簿記2級を持っています。簿記2級が未経験からの事務職転職でどの程度役立ったと感じたのかについては、「事務職未経験で簿記2級は役立つ？実際の転職活動で感じたこと」で詳しく紹介しています。
私の場合は、プログラマーとしてほぼ毎日パソコンを使用しており、Excelで簡単な関数や表作成などを行った経験があります。
Wordでは議事録やレポートを作成し、Outlookを使ったメール対応も経験していました。
こうした経験があったため、MOSを持っていなくてもパソコン操作について説明することができました。
もちろん、この経験だけで「事務職への転職にMOSは必要ない」と断定することはできません。
パソコンをほとんど使った経験がない場合には、MOSの勉強を通してExcelやWordの基本操作を身につけることも一つの方法だと思います。
私自身もMOSには多少興味があります。
今後、勤務先に資格取得支援制度や資格手当などがあれば、取得を検討してみたいと考えています。
ただ、少なくとも私の場合は「MOSを取得してからでなければ事務職に応募できない」という状況ではありませんでした。
未経験から事務職を目指す場合、資格を取得することだけにこだわるのではなく、まずExcel・Wordの基本操作に慣れ、自分ができることを面接で説明できるようにしておくことも大切だと感じています。
まとめ：未経験から事務職を目指すなら基本的なPC操作から練習しよう
今回は、事務職未経験だった私が実際の転職活動で確認されたパソコンスキルについて紹介しました。
私は正社員の経理事務5社の面接を経験しましたが、そのうち4社でExcelやWordなどのパソコンスキルについて質問されました。
実際に聞かれたのは、Excelの簡単な関数を使えるか、Wordで表やグラフを挿入できるかといった内容です。
また、選考ではタイピングテストを受けたこともありました。
一方で、私はマクロやVBAを使った経験はなく、MOSも取得していません。
それでも、最終的には事務職未経験から営業事務への配属が決まりました。配属先からも、Excel・Wordについては基本的な入力作業ができれば問題ないと説明されています。
そのため、私自身の転職活動を振り返ると、未経験から事務職を目指すために、最初からExcelの高度な機能をすべて使いこなせる必要はないと感じました。
まずはExcel・Wordへの入力や簡単な表作成、基本的な関数、両手でのタイピングなどから練習していけばよいと思います。
また、実際の事務職ではExcelやWord以外の業務システムを使用することもあります。
私が配属される営業事務でも、受発注に関する2つのシステムを使用する予定です。そのため、特定のソフトの操作だけでなく、新しいシステムを覚えることに抵抗を持たないことも大切だと感じています。
もちろん、必要なパソコンスキルは会社や仕事内容によって異なります。
求人によってはVLOOKUPやピボットテーブルなど、より具体的なExcelスキルを求められる場合もあると思います。
応募前に求人票を確認し、必要なスキルが明記されている場合は、その操作を重点的に練習するのがよいでしょう。
「事務職に興味はあるけれど、Excelに詳しくないから応募するのが不安」という方も、最初から高度なスキルがないことだけを理由に諦める必要はないと思います。
私自身も、MOSや高度なExcelスキルを持っているわけではありませんが、未経験から営業事務への配属が決まりました。
まずは基本的なPC操作を身につけ、自分が現在できることを説明できる状態にしてから、実際の求人に応募してみるのも一つの方法だと思います。
※この記事は私自身が受けた事務職の選考と、営業事務への配属前に受けた説明をもとにした体験談です。企業や仕事内容によって求められるパソコンスキルは異なります。
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事務職に必要なパソコンスキルは、企業や仕事内容によって異なります。
「ExcelやWordにあまり自信がないけれど、応募しても大丈夫なのかな？」と迷っている場合は、実際の求人を見て、どの程度のパソコンスキルが求められているのか確認してみるのも一つの方法です。
私が転職活動をしたときも、求人によって求められるスキルには違いがあると感じました。
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